Creare e gestire visualizzazioni personalizzate in Outlook 2007

Outlook 2007 permette di visualizzare i differenti elementi (posta, contatti, calendario ecc.) tramite visualizzazioni predefinite o personalizzate.
Vediamo come creare visualizzazioni in base alle nostre esigenze, modificando quelle esistenti o impostandone di nuove.

Creare e personalizzare una nuova visualizzazione sulla base di una esistente

Visualizzare la cartella nella quale si desidera impostare la visualizzazione quindi:

Menù Visualizza -> Visualizzazione corrente -> Definisci visualizzazioni

Si aprirà la finestra di dialogo Libreria visualizzazioni personalizzate

Scegliere dall’elenco predefinito la visualizzazione di partenza che si vuole modificare quindi cliccare su Copia

Si aprirà la finestra di dialogo Copia visualizzazione

Inserire il nome della nuova visualizzazione personalizzata e scegliere l’opzione Utilizzabile in tra queste:

Cartella corrente, pubblica: per rendere disponibile la visualizzazione a chiunque possa accedere alla cartella

Cartella corrente, privata: per rendere disponibile la visualizzazione solo alla persona che l’ha creata

Tutte le cartelle (nome della cartella): per rendere disponibile la visualizzazione in tutte le cartelle di quell’elemento; se ad esempio si crea una cartella personalizzata nei Contatti tutte le cartelle contatti avranno disponibile questa visualizzazione.

Confermando le scelte cliccando su Ok si aprirà la cartella di dialogo Personalizza visualizzazione tramite la quale sarà possibile impostare le differenti opzioni di visualizzazione.

La nuova visualizzazione creata sarà così disponibile nel menù delle Visualizzazioni.

Creare una nuova visualizzazione personalizzata

Visualizzare la cartella nella quale si desidera creare la nuova visualizzazione quindi:

Menù Visualizza -> Visualizzazione corrente -> Definisci visualizzazioni

Si aprirà la finestra di dialogo Libreria visualizzazioni personalizzate

Selezionare il pulsante Nuova per creare una nuova visualizzazione personalizzata

Nella finestra di dialogo Crea nuova visualizzazione inserire il nome della nuova visualizzazione e scegliere il tipo basato sulle seguenti possibilità:

Tabella: crea una visualizzazione in formato tabulare, con le colonne che rappresentano i campi scelti e i dati nelle righe

Cronologia: crea una visualizzazione in formato cronologico, ad esempio in funzione della data di creazione dell’elemento

Scheda: crea una visualizzazione raggruppando i campi scelti in schede

Giorno/settimana/mese: crea una visualizzazione impostando a sinistra i calendari mensili e a destra i giorni selezionati in cui visualizzare i dati in base ai campi impostati (esempio: mail ricevuti nei giorni)

Icona: crea una visualizzazione elencando gli elementi sotto forma di icone

Scegliere l’opzione Utilizzabile in tra queste:

Cartella corrente, pubblica: per rendere disponibile la visualizzazione a chiunque possa accedere alla cartella

Cartella corrente, privata: per rendere disponibile la visualizzazione solo alla persona che l’ha creata

Tutte le cartelle (nome della cartella): per rendere disponibile la visualizzazione in tutte le cartelle di quell’elemento; se ad esempio si crea una cartella personalizzata nei Contatti tutte le cartelle contatti avranno disponibile questa visualizzazione.

Confermando le scelte cliccando su Ok si aprirà la cartella di dialogo Personalizza visualizzazione tramite la quale sarà possibile impostare le differenti opzioni di visualizzazione.

La nuova visualizzazione creata sarà così disponibile nel menù delle Visualizzazioni.

Gestire le visualizzazioni personalizzate

E’ possibile modificare, rinominare o eliminare le visualizzazioni personalizzate create seguendo questa procedura:

Visualizzare la cartella nella quale si desidera creare la nuova visualizzazione quindi:

Menù Visualizza -> Visualizzazione corrente -> Definisci visualizzazioni

Si aprirà la finestra di dialogo Libreria visualizzazioni personalizzate

Selezionare la visualizzazione dall’elenco e scegliere l’azione desiderata cliccando sul pulsante Modifica, Rinomina oppure Elimina.

Permettere la visualizzazione alle sole visualizzazioni personalizzate

E’ possibile limitare il numero di visualizzazioni disponibili nel Menù visualizza e, ad esempio, permettere di utilizzare solo quelle create da noi.

Prima di tutto le visualizzazioni personalizzate dovranno essere create con l’opzione Utilizzabile in impostata su Cartella Corrente

Visualizzare la cartella nella quale si desidera limitare le visualizzazioni:

Menù Visualizza -> Visualizzazione corrente -> Definisci visualizzazioni

Si aprirà la finestra di dialogo Libreria visualizzazioni personalizzate

Selezionare la casella Mostra solo visualizzazioni create esclusivamente per questa cartella

Chiudere cliccando su chiudi.

Ora nel menù Menù Visualizza -> Visualizzazione corrente saranno presenti solo le visualizzazioni personalizzate e non quelle standard