Vediamo come creare un mailing utilizzando come filtro le categorie dei contatti di Outlook, come se si trattasse di una lista di distribuzione.

Prima di tutto in Outlook un metodo per inviare contemporaneamente mail a gruppi di persone è quello di far uso delle liste di distribuzione, che però hanno il difetto di essere scarsamente flessibili nella gestione.

Abbiamo però la possibilità di assegnare categorie ai vari elementi di Outlook, compresi i contatti; le categorie non sono altro che parole chiave o etichette, che sono facilmente filtrabili e selezionabili, a seconda delle nostre esigenze, permettendoci quindi di avere un veloce metodo per creare una lista di distribuzione personalizzata, di volta in volta, secondo i criteri e bisogni del momento.

La prima fase è quindi quella di assegnare categorie ai contatti: passare alla visualizzazione Contatti, selezionare i contatti ai quali si desidera assegnare una particolare etichetta, cliccare sul pulsante Categorizza, presente sulla barra degli strumenti standard e nel menù che apparirà scegliere Tutte le categorie. Quindi cliccare sul pulsante Nuova e assegnare un nuovo nome alla categoria che si sta creando. A questo punto è possibile uscire confermando e i contatti selezionati in precedenza saranno assegnati alla categoria appena creata.
Ripetere l’operazione per tutti i contatti, creando le categorie appropriate o scegliendo quelle già presenti.

La seconda fase consiste nel creare una mailing list includendo i contatti relativi a determinate categorie.
Visualizzare i contatti di Outlook e impostare la visualizzazione Per categorie (tramite il riquadro della visualizzazione corrente sulla sinistra oppure tramite il menù Visualizza -> Visualizzazione corrente -> Per categoria).
Selezionare le intestazioni delle categorie dei contatti ai quali inviare la mailing list.
A questo punto selezionare il menù Azioni -> Crea -> Nuovo messaggio al contatto e cliccar su Ok.

Outlook ha inserito tutti i contatti appartenenti alle categorie selezionate nel campo A:

Da tener presente che se un contatto è presente in più categorie, chiaramente verrà preso in considerazione una sola volta.

Poichè è consigliato inviare il mailing senza mostrare gli indirizzi dei destinatari, posizionarsi nel campo A: quindi digitare CRTL+A e CRTL+X
Spostarsi nel campo CCn e digitare CRTL+V

Se il campo CCn non è visualizzato selezionare la scheda Opzioni e il pulsante Mostra CCn (in Outlook 2003 Menù Visualizza -> Campo CCn).

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