In Microsoft Teams la condivisione dei files è uno degli aspetti più importanti, sia per quando riguarda la collaborazione tra le persone ma a maggior ragione per quanto riguarda la privacy e la gestione dei files stessi. È quindi importante sapere dove questi files sono salvati, con chi sono condivisi e come eventualmente intervenire sugli stessi.

Prima di tutto prendiamo in considerazioni gli ambiti, ovvero dove possiamo salvare o caricare files all’interno di Teams. Possiamo condividere files:

  • nei canali
  • nei canali privati
  • nelle chat di canale
  • nella chat private

Files condivisi nei Canali

Ogni Team presente in Microsoft Teams è organizzato in Canali

Ogni Canale presenta una serie di Schede posizionate in alto tra cui è sempre presente la scheda File all’interno della quale è possibile caricare / visualizzare i files relativi al Canale in oggetto. I files presenti in questa scheda sono visibili a tutti gli utenti che fanno parte del Team.

Dove sono salvati questi files?
Questi files sono salvati nel sito SharePoint del Team, nella cartella Documenti – sottocartella che riporta il nome del canale che stiamo prendendo in considerazione. Ad esempio i file del canale Generale saranno posizionati nella cartella Documenti – Generale. Questi file sono accessibili solo da chi fa parte del Team.

Il sito SharePoint del Team viene creato automaticamente quando si crea il Team e avrà il nome del Team stesso. Per accedere al sito SharePoint del Team basterà cliccare sul pulsante Apri in SharePoint, presente nella lista dei pulsanti della schermata File.

Esempio

Abbiamo un Team Test e carichiamo nella Scheda File del Canale Generale un file chiamato Test File Canale.xlsx

Nell’applicazione Teams la situazione nella Scheda File del Canale Generale del Team Test è la seguente:

Cliccando sul pulsante Apri in SharePoint la situazione sarà la seguente:

Files condivisi nei Canali Privati

I Canali Privati sono canali il cui accesso e visibilità è consentito solamente ad alcuni utenti del Team.

Per quanto riguarda i files presenti nella scheda Files del canale privato il discorso è esattamente uguale a quello appena trattato per i normali canali, salvo per il fatto che sono visibili solo agli utenti che fanno parte del Canale Privato.

Cliccando sul pulsante Open in SharePoint si aprirà quindi la Document Library in SharePoint dedicata al canale privato e visibile solo a chi è autorizzato a vedere il Canale Privato.

Esempio

Nel Team Test abbiamo un Canale Privato chiamato Test Canale Privato e carichiamo nella Scheda File un file chiamato Test File Canale Privato.xlsx

Nell’applicazione Teams la situazione nella Scheda File del Canale Privato Test Canale Privato del Team Test è la seguente:

Cliccando sul pulsante Apri in SharePoint la situazione sarà la seguente:

Files condivisi nelle Chat di Canale

Ogni Canale in Microsoft Teams contiene una Scheda Post nella quale sarà possibile iniziare, tramite il riquadro posto sul fondo della scheda, delle conversazioni o chat comuni relative al canale.

Tra le opzioni è anche possibile condividere dei files tramite l’apposito pulsante.

Dove sono salvati questi files che condividiamo nella conversazione?
Vale lo stesso discorso affrontato sopra per i Files condivisi nei Canali. Questi files sono salvati nella scheda File del Canale in oggetto, quindi nel sito SharePoint del Team, nella cartella Documenti – sottocartella che riporta il nome del canale che stiamo prendendo in considerazione. Ad esempio i files aggiunti nella chat della scheda Post del canale Generale saranno posizionati nella cartella Documenti – Generale. Questi file sono accessibili solo da chi fa parte del Team.

Esempio

Abbiamo un Team Test e, come visto nell’immagine precedente, carichiamo nella chat della Scheda Post del Canale Generale un file chiamato Test File Chat Canale.xlsx

Nell’applicazione Teams la situazione nella Scheda File del Canale Generale del Team Test è la seguente:

Cliccando sul pulsante Apri in SharePoint la situazione sarà la seguente:

File condivisi nelle Chat Private

Per avviare una Chat privata selezionare il pulsante Chat nella barra laterale dell’applicazione Teams, quindi selezionare una persona dall’elenco Recenti o Favoriti oppure cercare tramite la casella di ricerca

 

Per condividere un file nella Chat Privata utilizzare il pulsante Allega presente nella finestra della chat

Dove sono salvati questi files che condividiamo nelle chat private?

I files sono salvati nella Scheda File della Chat in questione e nel nostro Onedrive privato nella Cartella File di chat di Microsoft Teams e sono visibili solo a noi e alla persona / persone con cui l’abbiamo condiviso in chat.

Lo stesso discorso è valido anche per le chat private delle riunioni.

Esempio

Abbiamo condiviso il file Test File Chat Privata.xlsx in una chat privata; aprendo il nostro Onedrive privato e spostandoci nella Cartella File di chat di Microsoft Teams troveremo tutti i files che abbiamo condiviso in chat, come evidenziato nelle immagini seguenti:

Tramite il pulsante Condiviso sarà possibile visualizzare con chi abbiamo condiviso il file in oggetto.

Da tenere presente che se si condivide lo stesso file in chat diverse, in momenti differenti, poiché il file è già presente nella nostra cartella Onedrive File di chat di Microsoft Teams, ci verrà richiesto come procedere, ovvero se sovrascrivere il file o se tenerli entrambi.

Nel caso in cui si scelga di tenerli entrambi, il file verrà rinominato con un numero finale es. (1) e sarà condiviso solo con la persona o persone della chat di quel momento.

Nel caso in cui si scelga invece di sovrascrivere, il file, mantenendo lo stesso nome, continuerà ad essere condiviso con tutti coloro con cui lo si era condiviso in passato.

Abbiamo quindi visto come gestire e dove trovare i file che condividiamo in Microsoft Teams

 

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