Spesso mi viene chiesto di intervenire per sistemare i campi presenti in un documento di Stampa Unione di Word 2002/2003/2007 che ha come origine dati un foglio di Excel. Questo perchè l’utente si ritrova a non visualizzare nei campi unione in Word la stessa formattazione che aveva impostato in Excel, ad esempio per quanto riguarda date (04.10.1965 anzichè 10.04.1965), numeri (10.000000000002 anzichè 10.00), valute (125.342 anzichè Frs. 125.34), percentuali (0.076 anzichè 7.6%).

Il problema è dovuto al modo in cui Word 2002/2003/2007 stabilisce la connessione con Excel, ossia via ODBC; in questo modo viene preso solo il reale valore presente nella cella (vedi eempio della percentuale) e viene totalmente persa la formattazione presente in Excel.

Una soluzione è rappresentata dal modificare il codice del campo della stampa unione nel documento di Word, aggiungendo la formattazione desiderata (ad esempio per la data {MERGEFIELD \@ “dd.MMMM.yy”})
Chiaramente questa “modifca” non è così intuitiva e a volte di problematica attuazione per qualche utente.

Esiste in realtà un procedura più semplice che consente di mantenere le formattazioni del foglio Excel anche nei campi della stampa unione di Word, così come succedeva con la versione 2000. La soluzione è questa: dire a Word di collegarsi via DDE e non ODBC.

Prima di tutto si deve andare in Word e cambiare un’impostazione:

  1. Menù Strumenti -> Opzioni -> Scheda Standard

  2. Attivare la voce Conferma conversione all’apertura


In Office 2007:

  1. Pulsante Office -> Opzioni di Word -> Impostazioni Avanzate -> Sezione Generale

  2. Attivare la voce Conferma conversione all’apertura

A questo punto si può far partire la procedura di stampa unione e una volta scelta la cartella di Excel apparirà la finestra della conferma dell’origine dati nella quale si dovrà scegliere Fogli di lavoro di MS Excel via DDE.

In questo modo si manterrà nei campi unione in Word la formattazione dei dati che è stata impostata nelle relative celle di Excel.

Ulteriori informazioni sulla formattazione numerica dei dati nei campi unione di Word si possono trovare direttamente su Office Online ossia qui.

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