Un tag di conservazione personale, abbinato alla propria casetta postale di Exchange su Office 365, consente di impostare un intervallo temporale differente da quelli standard (1 – 2 o 5 anni) che permetta di spostare automaticamente le email dalla cassetta postale all’archivio online.

Per quanto riguarda l’attivazione e la risoluzione del problemi dell’archivio online o archiviazione sul posto avevo già parlato in questo post; vediamo invece ora come creare un tag di conservazione personale.

Dopo aver effettuato l’acceso al portale di Office 365 come amministratore, nella sezione Interfacce di amministrazione selezionare Exchange e quindi in Gestione conformità cliccare su tag di conservazione

Si aprirà la finestra di gestione dei tag; creare un nuovo tag di tipo Applicato dagli utenti a elementi e cartelle (personale)

Dare un nome al nuovo tag di conservazione (es. 3 anni); come Azione di conservazione selezionare Sposta nell’archivio e come Periodo di conservazione selezionare Quando l’elemento raggiunge la seguente età inserendo il numero di giorni scaduti i quali si vuole che gli elementi vengano automaticamente spostati nell’archivio online. Cliccare su Salva per creare il tag.

Vediamo ora come applicare agli elementi della propria casella postale il tag con il nuovo periodo di conservazione.

Avviare Microsoft Outlook; selezionare la cartella alla quale si vuole assegnare il nuovo tag di conservazione quindi nella Scheda Home cliccare sul pulsante Assign Policy; nella sezione Archive Policy selezionare l’intervallo di tempo desiderato. In questo modo da questo momento in poi tutti i messaggi contenuti nella cartella selezionata, più vecchi del tempo indicato, verranno automaticamente spostati nell’archivio online.

In alternativa è anche possibile cliccare con il pulsante destro sulla cartella, nella casetta postale di Outlook, alla quale si vuole assegnare il nuovo tag di conservazione quindi selezionare Proprietà; nella finestra che appare, nella sezione Online Archive, selezionare l’intervallo di tempo desiderato.

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