L’archiviazione sul posto offerta da Exchange è un’ottima alternativa per molte organizzazioni al problema dell’archiviazione delle mail in locale tramite files PST, il cui scopo iniziale era quello di liberare spazio dalla propria cassetta postale e nel contempo salvare su un file locale lo storico delle proprie email ed averle a disposizione in caso di bisogno.
L’archiviazione tramite file PST è però sempre stata un problema per chi doveva gestire il flusso di posta in azienda, soprattutto perché gli utenti non sempre riuscivano a gestire il proprio archivio PST in modo sicuro e affidabile. Molto spesso erano soliti salvarlo in locale sul disco del proprio PC quindi senza nessuna possibilità di recuperare un backup in caso di problemi ed in ogni caso non avendo la possibilità di consultarlo se non in locale dalla propria postazione.
Per questo motivo negli ultimi anni la gestione delle cassette postali utilizzando i piani offerti da Microsoft tramite Office 365 e quindi Exchange online ha reso obsoleta la procedura di archiviazione della cassetta postale tramite file PST, sia perché le dimensioni delle cassette postali sono tali da poter contenere tranquillamente la posta di svariati anni senza dover arrivare al limite sia perché è stata introdotta la funzionalità di archiviazione sul posto. Quest’ultima è in pratica una cassetta postale aggiuntiva abbinata all’account dell’utente da utilizzare quale archivio e verrà visualizzata nel riquadro delle cartelle di Outlook al di sotto dell’account principale. A seconda dei piani di Office 365 utilizzati si può arrivare ad avere spazio illimitato; la modalità di archiviazione delle mail segue regole standard automatiche in base alla data o può essere gestita automaticamente tramite regole impostate direttamente dall’utente in Outlook oppure manualmente sempre da parte dell’utente.
L’attivazione dell’archiviazione sul posto viene fatta dalle impostazioni del server Exchange, utilizzando il pannello di controllo della sottoscrizione di Office 365.
Dopo essersi collegati a portal.office.com con il proprio account con diritti di amministrazione, si dovrà accedere alla console di amministrazione di Exchange
Quindi selezionare Destinatari -> Cassette Postali
Scegliere l’utente al quale si desidera attivare l’archiviazione sul posto e nel riquadro a sinistra, alla voce Archivio locale, selezionare Abilita
Nel caso di una distribuzione ibrida di Microsoft Exchange, questa procedura potrebbe non andare a buon fine, restituendo il seguente messaggio di errore:
Error occurred during validation in agent ‘Windows LiveId Agent’
In questo caso si dovrà utilizzare la console di amministrazione sul server Exchange locale come descritto in seguito:
Exchange 2013
- Nel Centro di Amministrazione di Exchange selezionare Destinatari -> Cassette postali
- Selezionale l’utente al quale si desidera attivare l’archiviazione sul posto e selezionare Attiva in Archivio sul posto
Exchange 2010
- Attivare Exchange Management Console
- Espandere la voce Recipient Configuration quindi selezionare Mail Contact
- Cliccare con il pulsante destro sull’utente al quale si desidera attivare l’archiviazione sul posto e selezionare Enable Hosted Archive
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